Procedimientos

  • de la Adquisición de Control Remoto y/o Batería por parte de los Propietarios

    • NOTA: Toda comunicación oficial entre el Comité y los condominios deberá llevarse a cabo por medio de correo electrónico. Favor de evitar el WhatsApp porque no será tomada en cuenta como evidencia de una petición/solicitud formal.

    Procedimiento de Compras por parte de la Administración

    Fecha: 21 agosto 2019
    1. OBJETIVO

      Establecer sistemática y ordenadamente las actividades a seguir para la adquisición de bienes y/o servicios requeridos por las diferentes áreas del Condominio.

    2. CLASIFICACIÓN DE NECESIDADES
      1. Elementos Consumibles: Se entiende por elementos consumibles a aquellos bienes de naturaleza agotable y perecedera como son los insumos para la conservación del agua de la alberca, los necesarios para plantas y jardín, los necesarios para la iluminación, pintura, etc.
      2. Elementos No Consumibles: Se entiende por elementos no consumibles a aquellos bienes de naturaleza más duradera y permanente como podadoras, desbrozadoras, motores, herramienta, karcher y cámaras de seguridad.
      3. Contratos con Proveedores de Servicios como el vigente con el mantenimiento a la puerta de acceso.
      4. Bienes y equipo mayor como hidroneumático y caldera.
    3. PLANEACIÓN Y CONTROL
      1. Identificar necesidades por área del condominio: Jardinería, alberca, iluminación, pintura, herramienta y equipo principalmente.
      2. Elaborar lista de Proveedores, incluyendo nombre, dirección, contacto, teléfono, correo electrónico y página web.
      3. Elaborar y controlar inventario de consumibles.
      4. Elaborar en conjunto con Mesa de Consejeros Directores el Presupuesto Anual y mensual así como llevar el control correspondiente.
    4. RESPONSABLES Y AUTORIZACIONES
      1. El Vocal asignado por la Mesa de Consejeros Directivos cuenta con la autoridad para comprar los "Elementos Consumibles" de acuerdo con la necesidad del mes y considerando el inventario en bodega y el respectivo presupuesto aprobado.
      2. La Mesa de Consejeros Directores tiene la autoridad para adquirir los "Elementos No Consumibles", así como contratar a Proveedores de Servicios.
      3. La Asamblea es la única autorizada para adquirir "Equipo Mayor" y para lo cual los Consejeros Directores enviarán por correo a los Propietarios dos tres opciones del Bien o Equipo mayor necesario para pre-aprobación y proceder a la adquisición correspondiente sin necesidad de esperar hasta la siguiente Asamblea. En la siguiente Asamblea se confirmará en Acta dicha pre-aprobación.

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    de Cómo un Condómino debe solicitar una aclaración o algún servicio del Comité
    (funciones de los miembros del Comité)

    Fecha: 22 noviembre 2019, rev. 03/Jul/2021
    1. OBJETIVO

      Hacer públicas las funciones que cada miembro de Comité tiene a su cargo con la finalidad de que los Asociados sepan con quién dirigirse cuando tengan alguna duda o requieran algún servicio.

    2. CLASIFICACIÓN DE NECESIDADES DE COMUNICACIÓN
      • Alberca.
      • Asamblea, fechas, minutas.
      • Caseta.
      • con Condóminos en general.
      • Cuotas de mantenimiento / pagos / saldos.
      • Estacionamiento.
      • Eventos varios - posadas.
      • Gas.
      • Mejoras.
      • Niveles de agua.
      • Palapa.
      • Reparaciones.
      • Seguridad / cámaras de vigilancia.
      • Sistema de administración y portal.
      • Otros.
    3. MESA DIRECTIVA
      1. Presidencia
      2. Tesorería
      3. Secretaría
      4. Vocal de mantenimiento general
      5. Vocal control de gas y agua
      6. Vocal de sistemas
    4. FUNCIONES DE LOS MIEMBROS DEL COMITÉ
      Funciones de los miembros del Comité de Administraci&oacte;n

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    Procedimiento de Pagos por Mantenimiento, Gas y Otros

    Fecha creación: 22 enero 2020,
    fecha actualización 02 julio 2024.
    1. OBJETIVO

      Facilitar a Condóminos el pago y a Tesorería y Contabilidad la administración de las obligaciones con el Condominio de las cuotas de mantenimiento, del consumo de gas y de cualquier otra contribución que así lo amerite para la conservación e incremento de la plusvalía del mismo.

    2. DEFINICIÓN DE TIPOS DE PAGO
      1. Por Mantenimiento, son aquellas que son fijadas anualmente en Asamblea para la conservación de áreas comunes y de la infraestructura del Condominio en general.
      2. Por consumo de gas de las casas que están conectadas al sistema general de distribución de gas.
      3. Otros con aplicación general, son aquellas que pudieran ser acordados en Asamblea como cuotas extraordinarias para eventualidades o mejoras del condominio. Es importante recordar que una cuota extraordinaria no es opcional y se aplicará a todos los condóminos por igual y por lo tanto, formará parte de su aportación o adeudo de las cuotas ordinarias, es decir, el semáforo de mantenimiento mostrará el total de su aportación o adeudo y esa cantidad determinará el color de su celda.
      4. Otros con aplicación específica, son aquellas que pudieran surgir como la adquisición e instalación de tinacos en grupo.
    3. PAGOS POR MANTENIMIENTO
      1. En el segundo periodo ordinario (diciembre de cada año), el presidente y el tesorero presentan a la Asamblea una propuesta de cuota mensual para el año siguiente con base a los gastos reales del año previo y del año en curso, así mismo considerando la inflación estimada para el año siguiente. La propuesta es aceptada o modificada en la Asamblea. Una vez definida se asienta y se firma en los "Acuerdos" de la misma para su envío a todos los Condóminos vía correo electrónico.
      2. Antes de iniciar el siguiente año, el tesorero generará el calendario de pagos en el sistema administrativo por concepto de cuotas de mantenimiento con la nueva cuota acordada o en su defecto con la cuota anterior.
      3. Los pagos se deberán realizar los primeros 10 (diez) días naturales del respectivo mes en la cuenta de bancaria, agregando al importe a pagar los centavos que correspondan al número de vivienda. Por lo que NO es necesario enviar copia del comprobante de pago a la cuenta de correo de la Tesorería, salvo que no se haya colocado alguna leyenda que describa el pago y el número de casa en los centavos.
      4. La Tesorería registra el pago correspondiente en el sistema administrativo y este se verá reflejado en el "semáforo" para consulta de los Propietarios.
      5. A todos aquellos que solicitaron comprobante fiscal, Contabilidad los genera y envía por correo electrónico a los interesados. Para el restante de los pago, se generará una factura global.
      6. De acuerdo con el Reglamento del Conjunto existe la opción de pagar durante el mes de enero de cada año el importe correspondiente a 11 (once) meses de mantenimiento aplicándose 12 (doce) meses o sea la totalidad del importe anual, aunque este punto se someterá a discusión en la próxima asamblea de diciembre del año en curso.
    4. PAGOS POR CONSUMO DE GAS
      1. El último día de cada mes el Vocal encargado del gas obtiene del sistema el Acta para la toma de lecturas con base a la información del mes inmediato anterior. El Vocal entrega el Acta impresa al Conserje.
      2. El Conserje toma la lectura de todos los medidores de gas y regresa el Acta con las respectivas lecturas al Vocal.
      3. El Vocal revisa y vacía las lecturas en el sistema, con lo que se genera el calendario de pagos del consumo del mes inmediato anterior. Concluido el proceso anterior, el sistema informa a los Condóminos de manera automática que los montos del consumo del gas se encuentran disponibles en la página del "Semáforo de gas" para su consulta y pago, por medio de un correo electrónico. Se lleva un consecutivo de las lecturas para fines de control.
      4. El importe reportado por consumo de gas deberá ser pagado durante los primeros 10 (diez) días naturales del respectivo mes para evitar el corte de suministro de gas a partir del día 11 (once).
      5. Nota.- A la fecha de elaboración de este Procedimiento los pagos por consumo de gas deberán realizarse en la misma cuenta del banco arriba mencionada. Posteriormente se informará la nueva cuenta que entrará en operación en un futuro próximo.
    5. INDIVIDUALIDAD DE LOS PAGOS
      1. El Condómino debe depositar o transferir a la cuenta bancaria del Condominio de manera individual si pretende realizar varios pagos por diferentes conceptos: mantenimieto, gas, pago extraordinario, incluido de dos o más casas, para aquellos que aplique. Es decir, deberá realizar tantos depósitos como conceptos pretenda pagar, de la o las casas de las cuales está cubriendo el o los adeudos.
    6. NOTAS
      1. Para dudas en la aplicación de éste procedimiento favor de dirigirse al Tesorero en turno.
      2. Cualquier error o diferencia en cualquiera de los "Procedimientos" del Condominio deberá ser aclarado directamente con el Presidente en turno.

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    Activación/Desactivación de Control Remoto por falta de Pago

    de cuotas de Mantto. (ordinarias y extraordinarias)
    Fecha: 22 enero 2020, rev. 01 mayo 2021
    1. OBJETIVO.

      Informar al Condómino por qué sucede esta condición, cómo se determina el monto para que la Administración tome la decisión de desactivar el o los controles de una casa y detallar el procedimiento de desactivación/reactivación del o los controles.

    2. ¿Por qué se desactiva el o los controles de una casa?

      Por falta de pago de tres o más cuotas de mantenimiento.

    3. ¿Cómo calcula el Sistema qué casas cambian a (o permanecen en) color rojo en el Semáforo de Mantenimiento?

      Si el adeudo de la casa en cuestión es igual o mayor a tres veces la cuota ordinaria actual menos $10.00 pesos, es decir $4,490.00 pesos, pasa o se mantiene en color rojo.

    4. PROCEDIMIENTO DE DESACTIVACIÓN DE COLTROLES POR FALTA DE PAGO

      1. Concluido el periodo para pagar, el sistema informa por medio de correo electrónico, tanto al Presidente, al Tesorero, como a los auxiliares del tesorero; los vecinos con tres o mas meses de adeudo.
      2. Con esta información, el Tesorero, conjuntamente con el Presidente, giran autorización al vocal de Sistemas para que éste proceda con la desactivación de los controles de las casas deudoras.
      3. El vocal de Sistemas informa a todos los integrantes de la mesa directiva, que los controles han sido desactivados.
      4. El tesorero y/o el presidente, informarán al grupo de WhatsApp de propietarios, que los controles de las casas en mora han sido desactivados. Se les solicita a aquellos propietarios que rentan su casa, que hagan lo propio con sus inquilinos.
      5. La Tesorería comunica a los trabajadores que no podrán abrir el portón ni la puerta peatonal a todos aquellos que se encuentren en situación de mora, durante las horas de luz natural:
        • El Condómino en esta situación podrá abrir el portón oprimiendo el botón localizado en la parte exterior de la caseta, entre la ventana y la puerta peatonal (desde luego, en el interior del condominio), también deberá cerrarlo por cuestiones de seguridad de todos, de no hacerlo, los trabajadores anotarán en la bitácora: nombre o casa del Cóndomino, fecha y hora de la falta.
        • De igual forma, si el Condómino llega caminando al conjunto, deberá abrir la puerta peatonal con su llave.
        • Se solicita no tocar ni el claxón del coche ni la campana de la puerta peatonal durante las horas de luz natural, porque el personal no debe abrir ni una ni otra entrada.
        • Si el Condómino no cuenta con una copia de la llave de la puerta peatonal, podrá adquirir una en la caseta por $25.00 pesos.

    5. PROCEDIMIENTO PARA REACTIVAR LOS CONTROLES

      1. El Condómino deberá pagar su adeudo por completo.
      2. Por medio de correo electrónico, el Condómino notificará a la Tesorería que ha realizado el pago, indicando los pormenores: monto, fecha, número de casa, etc.
      3. La Tesorería comprobará en bancos que el depósito/transferencia esté acreditado.
      4. Reutilizando el correo que el Condómino envío (en punto 2 de este listado), la Tesorería indicará a la Secretaría que registre el pago, al vocal de Sistemas la autorización para reactivar el o los controles y marcará copia al Condómino.
      5. Al recibir el correo (del punto anterior), el Condómino llevará su o sus controles (se desactivan todos los controles por casa) a la caseta y a cada control le pondrá una etiqueta (que el trabajador le proveerá) escribiendo el número de su casa en cada una de éstas.
      6. Posteriormente notificará por correo electrónico a Sistemas que el o los controles ya se encuentran debidamente etiquetados en la caseta.
      7. Sistemas procederá a reprogramar el o los controles.
        Nota: es importante tener en cuenta que reactivar el o los controles de una casa puede tomar más de un día debido a que son tres las personas involucradas, y cada una de estas tiene sus actividades/compromisos personales.
      8. Sistemas notificará por correo electrónico al Condómino, que su o sus controles están listos para que pase por ellos a la caseta. También marcará copia a la Tesorería.


    Cómo tiene que dejar su o sus controles en la caseta con la etiqueta

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    Consulta de eventos por parte de los Condóminos en el Sistema de Cámaras (CCTV)

    Fecha: 10 junio 2021, rev. 17/jun/21
    1. OBJETIVO

      Que los Condóminos puedan hacer búsquedas de eventos personales en el sistema de cámaras de seguridad (CCTV) por así convenir a sus intereses o integridad de sus bienes.

    2. PROCEDIMIENTO PARA BUSCAR UN EVENTO EN EL SISTEMA DE CÁMARAS
      1. El interesado deberá enviar un correo electrónico, haciendo una solicitud formal a la Presidencia con copia al vocal de Sistemas, indicando:
        • Evento o eventos a buscar (breve descripción).
        • Fecha y hora aproximada del o los eventos.
        • El Condómino deberá proponer tres posibles fechas con hora, para realizar la consulta, de preferencia en los siguientes horarios: de lunes a viernes de 14:30 a 16:30 hrs y de 20:30 a 22:00 hrs,
      2. Si la solicitud es aceptada por el Comité, a vuelta de correo el vocal de Sistemas informará al Condómino fecha y hora para que se presente en la caseta. Caso contrario, el vocal de Sistemas le hará saber el motivo por el cual no se le permitirá hacer la consulta
      3. El Condómino se presentará en la caseta el día y hora indicado en el punto anterior.
      4. El trabajador en turno solicitará al condómino que llene (nombre y evento o eventos a buscar) y firme la carta de deslinde y liberación de responsabilidades por la búsqueda, sólo entonces el trabajador le podrá dar acceso al sistema de CCTV.
      5. El trabajador explicará brevemente cómo utilizar el sistema para que el condómino interesado pueda hacer la o las búsquedas, pero por ningún motivo el trabajador la podrá hacer.

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    Adquisición de Control Remoto y/o Batería por parte de los Condóminos

    Fecha: 17 octubre 2021, rev. 31/oct/21
    1. OBJETIVO

      Informar a los Condóminos qué pasos deben seguir para adquirir a) un Control Remoto para el cierre o apertura del portón mecánico, y b) Batería para Control Remoto
      Nota: Como una atención para los Condóminos, la Administración ofrece el servicio de venta de Controles y Baterías, pero en ambos casos, si así se prefiere, el Condómino puede adquirir el control en una casa comercial de venta de puertas automáticas, al igual que la batería: Amazon, Mercado Libre, Steren, etc. Por razones de seguridad no se incluyen las características de ambos productos en este procedimiento, favor de solicitarlo al Vocal de Sistemas vía correo electrónico.

    2. PROCEDIMIENTO PARA ADQUIRIR UN CONTROL REMOTO Y/O BATERÍA
      1. Consultar la página de la lista de precios del año en curso para: a) saber el monto a pagar, ya sea por concepto de Control Remoto o de Batería, b) verificar si hay en existencia.
      2. Realizar la transferencia por el monto señalado a la cuenta bancaria del condominio, agregando en los centavos el número de casa y colocando una leyenda que haga referencia al producto que se está adquiriendo: Pago de un control remoto casa xx, pago de dos baterías casa xx.
      3. Informar al Tesorero que se realizó un pago por alguno de los dos bienes, pero sólo hasta que el Tesorero verifique que el cargo está acreditado, éste notificará al Vocal de Sistemas para que proceda con la preparación del control: (descargo del inventario y programar el contro en la caseta de vigilancia).
      4. Para el caso del Control Remoto, el Vocal de Sistemas lo dejará en la caseta de vigilancia, debidamente etiquetado. Para el caso de la Batería, el Condómino entregará el Control Remoto a uno de los trabajadores, el Vocal de Sistemas reemplazará la Batería y dejará el Control Remoto etiquetado en la Caseta de Vigilancia.
      5. El Vocal de Sistemas notificará al Condómino que el Control Remoto (en ambos casos: Compra de Control Remoto o de Batería) se encuentra en la Caseta de Vigilancia para que pase por éste.
      6. Sólo para el caso de la adquisición de la Batería. Sí el Condómino no desea que el Vocal de Sistemas haga el reemplazo de la Batería en el Control Remoto, favor de notificarlo para que éste último deje la Batería en la caseta para que el Condómino pase a recogerla.

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